Fungsi Perencanaan dalam Manajemen

Hola GenZ! Sebelum masuk ke dalam pembahasan utama kita pada resume kali ini, pertama-tama mari kita bahas terlebih dahulu apa sih fungsi manajemen? Dalam ilmu manajemen kita mengenal ada empat fungsi utama dari manajemen, yakni:

  • Fungsi perencanaan (planning), yaitu merumuskan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan yang ada, serta mengembangkan rencana kerja dari organisasi tersebut. 
  • Fungsi pengorganisasian (organizing), yaitu mengalokasikan sumber-sumber daya yang ada untuk melaksanakan perencanaan yang ada agar tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai. 
  • Fungsi penggerakan (actuating), yaitu menggerakkan orang-orang supaya memanfaatkan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan organisasi. 
  • Fungsi pengawasan (controlling), menentukan apakah target kinerja organisasi yang ada tercapai atau tidak, jika target tidak tercapai, maka pada fungsi ini akan dilakukan evaluasi terhadap latar belakang tidak tercapainya target organisasi yang ada.
    Setelah mengetahui bahwa ada empat fungsi utama dari manajemen, dalam artikel resume kali ini kita akan mengupas habis mengenai fungsi pertama dari manajemen, yaitu fungsi perencanaan (planning). Mari simak pembahasan dibawah untuk lebih mengenal fungsi perencanaan ini.

Apa, Mengapa, dan Bagaimana Fungsi Perencanaan dalam Manajemen?

    Dalam membuat perencanaan kebanyakan organisasi menghadapi ketidakpastian dan lingkungan yang selalu berubah atau dinamis, ini menjadi tantangan tersendiri bagi seorang manajer untuk bisa membuat suatu perencanaan yang mampu mengantisipasi lingkungan yang selalu berubah ini, baik dari segi ekonomi, politik, maupun gejolak sosial.

Apa itu target dan perencanaan?

  • Target (goals) adalah kondisi di masa yang akan datang yang ingin dicapai oleh organisasi. Misalnya, Universitas Negeri Jakarta ingin menjadi universitas bereputasi di kawasan Asia, keinginan inilah yang disebut dengan goals atau target organisasi.
  • Rencana (plans) adalah program, tahapan, jadwal-jadwal pelaksanaan di setiap program tersebut, serta tindakan lainnya dalam upaya untuk mencapai target atau goals yang ada.
  • Perencanaan (planning) adalah menentukan target organisasi, kemudian juga menentukan cara mencapai target tersebut.

Mengapa perencanaan dan target organisasi itu penting?

Ada tiga alasan, yakni:
  • Perencanaan dan target organisasi merupakan dasar dalam pengambilan keputusan;
  • Perencanaan dan target organisasi merupakan pedoman untuk bertindak bagi anggota organisasi tersebut;
  • Perencanaan dan target organisasi membantu kita dalam menyusun standar kinerja atau patokan dalam menentukan apakah kinerja sudah sesuai dengan yang direncanakan.

Level Target/Rencana dan Kepentingannya

Source: Dedi Purwana Channel

Bagaimana keuntungan yang didapatkan perusahaan dari target dan perencanaan?

  • Legitimasi; menunjukkan kepada stakeholders dan pihak lainnya apa yang mendasari organisasi tersebut dibangun, sebagai simbol legitimasi organisasi karena sebuah organisasi dapat dikatakan formal apabila memiliki visi dan misi yang jelas dan target serta perencanaan yang strategis.
  • Sumber motivasi dan komitmen; dengan adanya target dan perencanaan maka organisasi dapat mengikat komitmen karyawan serta memotivasi karyawan dengan mengurangi ketidakpastian.
  • Pedoman bertindak atau bekerja; target dan rencana dapat menyediakan arah agar anggota organisasi fokus pada target tertentu dan mengarahkan usaha kearah hasil yang penting bagi perusahaan atau organisasi.
  • Basis dalam mengambil keputusan; dapat memahami apa yang ingin dicapai organisasi, serta membuat keputusan-keputusan untuk memastikan bahwa ketentuan, peran, kinerja, struktur, produk, dan pengeluaran dibuat sesuai dengan hasil yang diharapkan di kemudian hari.
  • Standar kinerja; target dan perencanaan memuat kriteria kinerja dan menyediakan standar penilaian apakah target tercapai atau tidak.

Misi Organisasi

    Misi adalah alasan sebuah organisasi itu ada, sedangkan pernyataan misi adalah ruang lingkup pelayanan perusahaan, serta menggambarkan keunikan organisasi tersebut yang membedakannya dengan organisasi lain. Meskipun ada banyak organisasi atau perusahaan yang bergerak di bidang atau sektor yang sama, visi dan misi yang dimiliki pasti akan berbeda, hal inilah yang juga membedakan satu organisasi dengan yang lainnya. Di dalam misi juga dapat dicantumkan pasar dan konsumen, serta beberapa misi juga menjelaskan nilai perusahaan, kualitas produk, serta sikap karyawan dalam perusahaan tersebut.

Target dan Rencana strategis

Target strategis adalah apa yang ingin dicapai organisasi atau kemana sebuah organisasi akan berada di masa yang akan datang, serta mencakup satu organisasi secara keseluruhan. Target strategis harus tertuang dalam suatu rencana strategis, yakni langkah-langkah untuk mencapai target strategis, cetak biru yang didalamnya menggambarkan kegiatan organisasi dan alokasi sumber daya, serta biasanya bersifat jangka panjang.

Target dan Rencana Taktis

Target taktis biasanya ditetapkan pada level middle management yang mendefinisikan hasil yang harus dicapai oleh divisi atau departemen yang ada. Target taktis juga harus tercermin dalam rencana taktis, yakni rencana yang dirancang untuk melaksanakan rencana taktis serta memiliki masa yang lebih pendek jika dibandingkan dengan rencana strategis.

Target dan Rencana Operasional

Target operasional memiliki hasil yang spesifik dan terukur, serta merupakan hasil kinerja dari departemen, kelompok kerja, dan individu. Sedangkan rencana operasional adalah tugas dari level bawah organisasi untuk menentukan tindakan yang digunakan sebagai langkah untuk mencapai target operasional, alat untuk kegiatan operasional harian dan mingguan, serta menjadikan jadwal sebagai komponen yang penting. Target dan rencana operasional juga tidak boleh menyimpang dari target dan rencana taktis perusahaan karena target dan rencana operasional sudah seharusnya mendukung tercapainya target dan rencana yang ada di atasnya.

Pencapaian Target

Pencapaian target yang berada di level bawah akan mendukung tercapainya target di level yang lebih tinggi. Berikut merupakan tanggung jawab organisasi tradisional dalam hal target dan rencana:
  • Strategis = top management
  • Taktis = middle management
  • Operasional = 1st line management dan para karyawan

Hierarki Target

Source: Dedi Purwana Channel

Karakteristik Penentuan Target yang Efektif

  • Spesifik dan terukur
  • Menantang tetapi realistis
  • Terdefinsi dalam periode waktu
  • Terhubung dengan pencapaian atau penghargaan

Model MBO (Management by Objectives) 

Model MBO ini menjelaskan bagaimana sebuah organisasi atau perusahaan bekerja sesuai dengan target yang harus dicapai, proses MBO dapat dilihat pada bagan dibawah ini.

Source: Dedi Purwana Channel

Model MBO ini juga memiliki berbagai keuntungan serta kerugiannya tersendiri.
Keuntungan:
  • Usaha manajer dan karyawan  terfokus pada kegiatan yang akan membawa organisasi kearah pencapaian target;
  • Kinerja dapat ditingkatkan secara keseluruhan;
  • Karyawan lebih termotivasi;
  • Target departemen dan individu di organisasi akan sejalan dengan target perushaan.
Kerugian:
  • Perubahan yang konstan akan menghambat MBO;
  • Lingkungan dengan hubungan industrial yang buruk akan mengurangi keefektifan MBO;
  • Target strategis mungkin dapat tergantikan oleh target operasional;
  • Organisasi yang mekanis dan nilainya yang mengurangi partisipasi akan merusak proses MBO;
  • Teralu banyak pekerjaan administratif akan menguras energi MBO.

Single-Use Plans

Sesuai namanya, single-use plan dapat digunakan untuk pencapaian rencana yang hanya dilakukan sekali saja atau tidak berulang, seperti program yang berarti tujuan yang kompleks dan rencana untuk mencapai kepentingan, serta target organisasi yang hanya ditetapkan sekali. Ada juga yang dinamakan proyek yang mirip dengan program hanya saja biasanya memiliki cakupan dan tingkat kerumitan lebih kecil dibandingkan program.

Standing Plans

Standing plans dapat digunakan untuk tugas yang dilakukan secara berulang kali, seperti beberapa istilah atau komponen berikut.
  • Kebijakan; merupakan pedoman umum untuk bertindak dan menyediakan arahan untuk orang-orang di dalam organisasi.
  • Aturan; menjelaskan bagaimana cara menjalankan suatu tindakan dengan baik dan benar.
  • Prosedur; mendefinisikan langkah-langkah yang harus dilakukan untuk melaksanakan tugas tertentu.

Contingency Plans

Contingency plans dapat digunakan untuk situasi tertentu yang sifatnya diluar dugaan, berikut merupakan faktor yang diluar kontrol atau diluar dugaan:
  • Krisis ekonomi
  • Penurunan pasar
  • Kenaikan harga pasokan
  • Perkembangan teknologi
  • Kecelakaan kerja
Cara untuk mengurangi atau meminimalisir dampak dari faktor diatas adalah dengan meramalkan jangkauan respon alternatif untuk menanggulangi faktor yang mungkin memiliki dampak yang besar. Serta dapat juga dengan membuat skenario dengan melihat berbagai tren, kemudian memikirkan alternatif yang mungkin untuk membuat kerangka kerja sehingga kejadian diluar dugaan di masa yang akan datang dapat diatasi. 

Crisis Management Planning

Crisis management planning dapat digunakan saat terjadi situasi yang mendadak dan meruntuhkan organisasi sehingga dibutuhkan respon yang segera.
  • Pencegahan; bangun hubungan kepercayaan yang baik dengan stakeholders kunci dan komunikasi yang terbuka.
  • Persiapan; tim manajemen krisis, rencana manajemen krisis, dan membagun sistem komunikasi yang efektif.
  • Pertahanan.

Perencanaan untuk Kinerja Terbaik

Ada dua pendekatan, yakni:
  • Central planning bersifat tradisioanal, merupakan kelompok perencanaan spesialis yang mengembangkan rencana untuk organisasi secara keseluruhan dan divisi serta departemen utamanya, biasanya melapor langsung kepada pimpinan atau CEO.
  • Decentralized planning untuk kinerja terbaik, manajer bekerja dengan ahli perencanaan untuk mengembangkan target dan rencana mereka sendiri.

Cara membuat perencanaan di tempat kerja yang  baru

  • Memiliki pernyataan visi dan misi yang kuat
  • Tetapkan tujuan yang fleksibel
  • Bangun tradisi yang mendorong belajar
  • Tekankan perencanaan yang menguasai situasi
  • Manfaatkan tekanan tugas yang bersifat sementara
  • Perencanaan dimulai dan berhenti di puncak
Perencanaan akan terlaksana dengan baik ketika karyawan ikut terlibat dalam penentuan target dan berkomitmen untuk mencapainya.

Sekian materi mengenai fungsi perencanaan dalam manajemen, untuk materi lebih lengkapnya, silahkan cek link dibawah ini.


Komentar

Posting Komentar