Fungsi Organizing dalam Manajemen

    Hola GenZ! Sebelum masuk ke dalam pembahasan utama kita pada resume kali ini, pertama-tama mari kita bahas terlebih dahulu apa sih fungsi manajemen? Dalam ilmu manajemen kita mengenal ada empat fungsi utama dari manajemen, yakni:

  • Fungsi perencanaan (planning), yaitu merumuskan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan yang ada, serta mengembangkan rencana kerja dari organisasi tersebut. 
  • Fungsi pengorganisasian (organizing), yaitu mengalokasikan sumber-sumber daya yang ada untuk melaksanakan perencanaan yang ada agar tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai. 
  • Fungsi penggerakan (actuating), yaitu menggerakkan orang-orang supaya memanfaatkan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan organisasi. 
  • Fungsi pengawasan (controlling), menentukan apakah target kinerja organisasi yang ada tercapai atau tidak, jika target tidak tercapai, maka pada fungsi ini akan dilakukan evaluasi terhadap latar belakang tidak tercapainya target organisasi yang ada.
    Setelah mengetahui bahwa ada empat fungsi utama dari manajemen, dalam artikel resume kali ini kita akan mengupas habis mengenai fungsi kedua dari manajemen, yaitu fungsi pengorganisasian (organizing). Mari simak pembahasan dibawah untuk lebih mengenal fungsi kedua ini.

Apa, Mengapa, dan Bagaimana Fungsi Organizing dalam Manajemen?

      Pengorganisasian (organizing) adalah penempatan berbagai sumber daya yang dimiliki organisasi untuk mencapai tujuan strategis yang sudah ditetapkan sebelumnya. Pengorganisasian ini dapat dilihat dalam berbagai praktik, contohnya:

  • Pembagian kerja kedalam berbagai departemen dan pekerjaan yang spesifik
  • Garis otoritas formal
  • Mekanisme untuk mengkoordinasi tugas organisasi yang beragam

Bagaimana cara merancang organisasi yang adaptif?

  • Mengatur prinsip dan konsep
  • Mengatur struktur organisasi vertikal
  • Menggunakan mekanisme untuk koordinasi horizontal
  • Menyesuaikan berbagai desain elemen untuk situasi organisasi

Struktur Organisasi

    Struktur organisasi akan memberikan penegasan tentang bagaimana tugas dibagi, bagaimana penyebaran sumber daya yang dimiliki, dan bagaimana departemen dikoordinasikan. Pada dasarnya sebuah struktur organisasi akan menetapkan bagaimana tugas-tugas formal dibebankan pada setiap karyawan, hubungan pelaporan hasil kerja, serta desain sistem untuk memastikan koordinasi yang efektif bagi setiap anggota organisasi lintas departemen.
   Biasanya struktur organisasi dituangkan secara visual ke dalam sebuah bagan organisasi yang menetapkan berbagai tugas yang ada, kerangka kerja untuk kontrol vertikal, dan hubungan pelaporan hasil kerja karyawan.

Konsep Pembagian Kerja

    Di dalam konsep pembagian kerja tugas-tugas yang ada dibagi lagi menjadi tugas-tugas yang lebih kecil untuk dibebankan kepada setiap individu. Setiap karyawan diharapkan untuk hanya mengerjakan tugas yang berhubungan dengan fungsi spesialisasi atau keahlian mereka masing-masing. Dengan adanya pembagian kerja ini, pekerjaan yang ada cederung lebih kecil, namun akan dapat dikerjakan dengan lebih efisien. Dengan demikian, pekerjaan yang ada dapat diselesaikan dengan cepat dan tepat.

    Setelah mengetahui apa itu pengorganisasian, struktur organisasi, dan pembagian kerja. Mari kita bahas lebih lanjut beberapa unsur yang mendasari penyusunan hal-hal di atas.

1. Rantai Komando (Chain of Command)

    Rantai komando adalah garis otoritas yang tak terputus, garis otoritas ini menghubungkan semua orang yang ada di dalam sebuah organisasi. Rantai komando menunjukkan hubungan antara atasan dan bawahan sehingga seorang bawahan tahu harus melaporkan hasil kerjanya kepada siapa.
Rantai komando biasanya dihubungkan dengan dua prinsip yang mendasarinya, yakni:
  •  Kesatuan komando; yang berarti seorang karyawan hanya bertanggungjawab kepada seorang atasan, begitu juga atasan tersebut hanya bertanggungjawab kepada satu atasan di atasnya sesuai dengan yang sudah ditetapkan dalam struktur organisasi.
  • Prinsip skalar; sebuah prinsip organisasi yang menyatakan bahwa otoritas dan tanggung jawab harus mengalir dengan jelas, sesuai dengan garis struktur yang tak terputus dari yang paling atas ke yang paling bawah.

2. Otoritas atau Kewenangan

    Otoritas atau kewenangan adalah hak formal dan sah yang dimiliki oleh seorang manajer untuk membuat keputusan dan memberikan perintah. Seorang manajer menggunakan kewenangan yang dimilikinya untuk mengalokasikan sumber daya yang ada demi mencapai hasil yang diinginkan organisasi. Kewenangan sendiri dibedakan menjadi tiga karakteristik, yaitu:
  • Kewenangan diberikan pada posisi yang ada di organisasi, bukan kepada orang. Hal ini berarti kewenangan yang ada didapatkan karena posisi yang diduduki seseorang, ketika orang tersebut tidak lagi menduduki posisi tertentu, maka kewenangan ini juga akan hilang.
  • Kewenangan diterima oleh bawahan.
  • Kewenangan mengalir ke bawah sesuai dengan hierarki vertikal.

3. Tanggung jawab

    Tanggung jawab dan kewenangan merupakan dua hal yang saling berdampingan satu sama lain. Dengan demikian, sebagaimana seorang manajer diberikan otoritas atau kewenangan yang sepadan dengan tanggung jawabnya. Sedangkan tanggung jawab karyawan sendiri adalah tugas yang harus dikerjakan oleh seorang karyawan sesuai dengan apa yang sudah ditugaskan di awal.

4. Akuntabilitas

    Akuntabilitas merupakan mekanisme penyesuaian kewenangan dan tanggung jawab yang dipegang seseorang dan harus dapat memberikan kepercayaan kepada pihak lain. Orang menjadi subjek yang melakukan pelaporan dan menilai hasil kinerja dari orang yang berada di bawah mereka sesuai dengan rantai komando. Rantai komando ini pun bisa dibuat ke dalam struktur organisasi.

5. Delegasi

    Delegasi dapat diartikan sebagai proses penyerahan yang digunakan oleh seorang manajer untuk mentransfer otoritas atau kewenangan serta tanggung jawab kepada pihak lain. Organisasi pada dasarnya mendorong manajer untuk menyerahkan atau mendelegasikan kewenangan kepada level yang terendah.
Source: Dedi Purwana Channel

Garis dan Kewenangan Staff

  • Kewenangan garis; individu dalam posisi manajemen yang memiliki kuasa formal untuk mengarahkan dan mengendalikan bawahan secara langsung.
  • Kewenangan staff; diberikan kepada staff yang memiliki spesialisasi di bidang keahlian tertentu.

Rentang Manajemen/ Rentang Kendali

  • Banyaknya karyawan yang melapor kepada seorang supervisor
Pandangan tradisional : tujuh bawahan per manajer
Organisasi saat ini : 30+ bawahan
  • Keterlibatan supervisor           
Seorang supervisor harus terlibat dengan bawahan, serta rentangnya harus kecil. Seorang bawahan juga harus terlibat dengan supervisor, baik sedikit maupun banyak.
                                                                                                                                                       

Faktor yang terkait dengan keterlibatan supervisor yang kurang

  • Pekerjaan stabil dan bersifat rutinitas
  • Bawahan melakukan pekerjaan yang mirip
  • Bawahan fokus di satu tempat
  • Bawahan sangat terlatih
  • Tersedia aturan dan prosedur yang menjelaskan tugas
  • Sistem dan personel pendukung tersedia bagi manajer
  • Dibutuhkan sedikit waktu untuk kegiatan tanpa pengawasan
  • Preferensi dan gaya manajer memiliki rentang yang lebar

Struktur Tall vs Flat

Rentang kendali yang digunakan dalam sebuah organisasi dapat menentukan apakah struktur organisasi yang digunakan flat (datar) atau tall (tinggi). Struktur tall memiliki rentang yang lebih sempit dan lebih bersifat hierarki ke atas, sedangkan struktur yang flat memiliki rentang yang lebar dan terpencar secara horizontal, serta memiliki level hierarki yang sedikit. Tren terkini lebih mengarah pada rentang kendali yang lebih lebar.

Centralisasi vs Desentralisasi

  • Perubahan yang besar dan ketidakpastian di lingkungan sering kali dikaitkan dengan desentralisasi. 
  • Porsi centralisasi atau desentralisasi harus sesuai dengan strategi organisasi.
  • Dalam krisis atau risiko kegagalan organisasi, kewenangan mungkin akan di sentralisasikan ke atas.

Departementalisasi

Departementalisasi adalah basis atau dasar menentukan individu ke dalam departemen tertentu.
  • Pendekatan vertikal fungsional; Orang-orang dikelompokkan bersama dalam suatu departemen berdasarkan keahlian mereka
  • Pendekatan divisional; Dikelompokkan bersama berdasarkan produk, program, atau wilayah yang sama.
  • Pendekatan matriks horizontal; Rantai komando yang bersifat fungsional dan divisional. Beberapa karyawan melakukan pelaporan kepada dua atasan sekaligus.
  • Pendekatan team-based; Dibuat untuk menyelesaikan tugas tertentu.
  • Pendekatan jaringan; Kecil, hubungan sentral secara elektronik terhubung dengan organisasi lain yang melakukan fungsi vital atau penting. Departemen yang ada bersifat independen dan bisa ditempatkan dimana saja.
  • Pendekatan virtual; Menyatukan beberapa orang bersama untuk sementara dalam kesempatan tertentu kemudian dibubarkan lagi.

Lima Pendekatan Desain Struktur

Source: Dedi Purwana Channel

Source: Dedi Purwana Channel

Pendekatan Vertikal Fungsional

Pendekatan vertikal fungsional mengelompokkan orang-orang ke dalam berbagai departemen berdasarkan keterampilan yang mirip, keahlian, dan sumber daya yang digunakan.
  • Informasi mengalir dari atas ke bawah dan sebaliknya
  • Rantai komando bertemu di level atas
  • Manajer dan karyawan dapat sejajar karena pelatihan yang mirip dan keahlian yang mirip pula
  • Peraturan dan prosedur mengatur tugas dan tanggung jawab

Kelebihan Struktur Divisional

  • Penggunaan sumber daya yang efisien
  • Pengembangan keterampilan sesuai keahlian
  • Kendali top manajemen
  • Koordinasi yang baik
  • Kualitas teknikal dalam hal pemecahan masalah

Kekurangan Struktur Divisional

  • Komunikasi yang buruk
  • Respon yang lambat terhadap perubahan eksternal
  • Sulit untuk menentukan pertanggungjawaban
  • Pandangan yang terbatas terhadap organisasi bagi karyawan

Kelebihan Horizontal Matriks

  • Penggunaan sumber daya yang lebih efisien daripada hierarki tunggal
  • Beradaptasi terhadap perubahan lingkungan
  • Pengembangan keterampilan umum dan keahlian khusus
  • Keahlian tersedia untuk semua divisi
  • Tugas yang lebih luas untuk karyawan

Kekurangan Horizontal Matriks

  • Rantai komando ganda
  • Konflik yang tinggi antara kedua belah matriks
  • Banyak rapat untuk koordinasi kegiatan
  • Membutuhkan pelatihan human relations
  • Kekuasaan didominsasi oleh satu sisi matriks

Kelebihan Tim

  • Memiliki kelebihan yang sama dengan struktur fungsional
  • Mengurangi halangan antar departemen
  • Waktu respon yang lebih cepat
  • Mengurangi kegiatan administratif

Kekurangan Tim

  • Kesetiaan ganda dan konflik
  • Waktu dan sumber daya terbuang ke dalam rapat
  • Desentralisasi yang tidak disengaja

Kelebihan Pendekatan Jaringan

  • Kompetitif global
  • Gugus tugas yang fleksibel
  • Mengurangi kegiatan administratif

Kekurangan Pendekatan Jaringan

  • Tidak ada kontrol langsung
  • Kehilangan bagian dari organisasi akan berpengaruh buruk terhadap sisa organisasi yang ada
  • Kesetiaan karyawan melemah

Gugus Tugas, Tim, Proyek Manajemen

  • Gugus Tugas; tim atau komite sementara yang dirancang untuk menyelesaikan masalah dalam periode yang singkat melibatkan beberapa departemen
  • Manajer Proyek; bertanggungjawab terhadap koordinasi kegiatan dari beberapa departemen secara penuh untuk penyelesaian proyek tertentu.

Rekayasa Ulang

    Rekayasa ulang berkaitan dengan desain ulang radikal dari proses bisnis untuk mencapai peningkatan dramatis dalam biaya, kualitas, layanan, dan kecepatan. Proses adalah kelompok terorganisir dari tugas dan aktivitas terkait yang bekerja sama untuk mengubah input menjadi output dan menciptakan nilai.

Faktor yang Membentuk Struktur

  • Mengikuti strategi
  • Mencerminkan lingkungan
  • Menyesuaikan teknologi, baik teknologi layanan maupun digital
    Sekian pembahasan mengenai fungsi organizing dalam manajemen, untuk pembahasan lebih lengkap dan detail silahkan klik link berikut ini:

Komentar

Posting Komentar